董事会沟通

超过 80% 的“财富 500”公司选择 iDeals 为他们安全地管理分发公司文件

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来自现代公司董事会的挑战

董事会交流涉及管理及分发大量的机密文档,而董事会成员往往分布在世界的各个角落,这无疑使董事会沟通变得更为复杂。董事会成员通常会面对以下几项典型挑战:

  • 企业需要就关键活动快速安全地交换文档
  • 政府合规要求变得越来越复杂
  • 电子邮件和个人文件分享服务并不能达到企业数据安全要求
  • 数据遭安全入侵的风险代表了公司合规的一项严峻问题
  • 而审校、打印及分发数百页的纸质董事会会议文稿不仅费时,且成本高昂
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可以管理和召开董事会会议的董事会门户

iDeals 虚拟董事会会议室由 iDeals 虚拟数据室提供支持,它是一个基于云端的安全平台,为用户提供了高度安全且操作方便的董事会会议室交流管理体验。摒弃以往的纸质系统,选择在线董事会会议室门户,可以为您的组织带来诸多收益。

  • 董事会成员无论身处何处,无论出于在线还是离线的状态,都可以获取董事会材料以及其他重要的公司记录
  • 利用该平台,用户可以分发会前董事会材料,并在数个会议之间为董事会成员更新信息
  • 提供董事委员会活动更新
  • 让董事会和管理层之间的交流变得更加便利
  • 改进公司管理方式及责任制
  • 减少行政工作花费的时间,解放助理,让他们将更多的时间用在关注会议内容和与会者需求上
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哪些文档能够通过董事会门户分享?

董事会门户长久以来一直被看作是一款单项通信工具。然而,随着新互动技术的引入,双向通信的可能性也逐渐浮现出来。iDeals 虚拟数据室允许用户通过 Q&A 版块交流以及分享高度敏感的文档,例如:

  • 投资人演示文档
  • 风险管理报告
  • 运营和增长计划
  • 薪酬政策和奖励方案
  • 外部审计结果
  • 议程和决议,包括如下内容:显示更多
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无论身处何处,轻松获取董事会材料

有了 iDeals 董事会会议室门户,用户可以随时随地获取董事会文件包。如果一名或多名董事会成员正在出差,这一功能就额外管用。这一功能让董事会成员获得了更多的时间和更高的灵活性,他们就能够更好地为重要的战略商讨做准备。

  • 无论他们身处何处,董事会成员都能便利安全地访问大量信息
  • 董事会成员可以使用在线和离线状态审查董事会文件包、参与 Q&A 讨论以及在有网络连接的情况下做注释
  • 全文检索为用户提供了一个快速获取信息和文档的途径
  • 我们强力的 Q&A 系统可以为董事会成员在讨论公司敏感信息时提供协助
  • 我们拥有符合《萨班斯法案》的审计跟踪记录,降低了违反数据安全行为的风险
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提升董事会交流管理效率

一场实体的董事会会议将会需要大量的文稿,这一点不仅落伍过时,而且往往需要几天甚至几周来准备,这对相关人员而言简直是一场噩梦,并且他们还需要不断地将更新内容用快递发送给向董事会成员,以确保所有与会者使用的都是最新版本的会议材料。而我们的虚拟董事会会议室软件可以将这一过程耗时缩短至几个小时,并且还可以在会议过程中解决其他问题。

  • 用户可以快速简单地实施任何更改:用户可以将最新版的文件上传至中央门户,而系统则会将这个文件自动同步至所有董事会成员的设备处
  • 无论身处何方,有关各方都能够使用同一个文件版本进行工作
  • 多达八种以上的基于角色的文件访问权限,足以确保公司信息的合规访问
  • 本软件已登录 iOS 系统以及 Windows 和安卓系统,用户可以下载各系统环境下的软件,使用任意移动设备访问董事会门户
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军事级别的文档和基础设施安全

我们始终秉持客户公司文档安全至上。而在邮件或快递传输过程中,董事会材料可能会发生丢失。但是有了数字董事会会议室,这些风险基本被消除了。

  • 我们拥有严格的访问政策和监控手段,以保证数据中心的安全。此外,我们所有的数据中心均符合 SOC2 相关规定,且通过 ISO 27001 认证。
  • 基本系统的所有部件均设有 3 级(2N)冗余设计,保证行业领先的 99.95% 的上线时间
  • 数据经 256 位安全套层/传输层安全协议以及 2048 位 RSA 密钥加密保护
  • 我们的两步验证功能要求客户在登录时输入密码和短信验证码
  • 我们的动态水印和视图防护功能可以阻止未经授权的文档分发
  • 远程擦除:在所有用户设备上收回文件访问权限
  • 审计日志记录了虚拟董事会门户中发生的每一个活动,以确保公司行为符合行业相关规定,并可以留作法律记录之用
  • 杀毒保护:每当有文件被下载或上传时,杀毒系统就会对其内容进行实时恶意软件扫描。该系统将会阻止有缺陷的文档被上传至董事会门户
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最成功的企业董事会门户

当前,诸多公司选择虚拟董事会门户,作为他们存储分享公司信息的一个不可或缺的业务工具。KPMG 审计委员会研究所最近进行的一项调查表明,全球处于领先地位的企业在使用在线董事会会议室软件上的进度正在加快。

  • 半数高层管理人员和董事表示他们所在的公司目前正在使用虚拟董事会门户,另外 20% 的人士表示其公司预期将在未来 6-12 月使用这一应用
  • 18% 的受访者表示他们为公司的董事会成员提供了移动设备以访问董事会门户——此外还有 20% 的受访者表示将在未来的一年采取该措施
  • 超过半数(55%)的董事认同董事会门户软件,认为它极大地提升了董事会的效率
  • 70% 的董事表示他们使用的董事会门户可以“实时”更新董事会备忘录以及公司信息等内容。
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