虚拟数据室功能

我们拥有 100+ 项专门为文件安全分享及企业合作而设计的功能。

文档管理

拖放文件上传

轻松点击一下,完成数据填充,即可开始使用属于您的全新数据室。将文件和文件夹从您的电脑中拖放至上传窗口处。无需任何插件。

批量上传,省时省力

文件即时上传至数据室。上传文件大小和数量无限制。数据室完成上传仅需片刻。

上传任意格式的文件

支持 25+ 种格式文件上传。文件下载前无需处理。文件上传后将会被转换为安全的 PDF 格式,任何浏览器均可查看,无需借助额外软件。

与 Windows 浏览器整合

iDeals 同步功能使得数据得以自动上传或下载。这样一来,您就可以轻松地将台式电脑、共享文件夹、FTP 或公司文件存储器上的内容同步至您的数据室。该功能还将数据室和企业内容管理系统连接在一起。

自动索引编号

在您上传或移动它们的过程中,数据室会自动为成千上万份文件和文件夹编号。无需人工创建或更新数据室索引。

全文搜索

输入关键字或使用多个搜索筛选器,快速查找需要的信息。光学字符识别(OCR)系统能够在您数据室中任何一个文档内搜索某个字或短语。

虚拟数据室功能
轻松管理文件及文件夹

您可以轻松地对文件和文件夹执行上传、删除、合并、移动、查看、下载、恢复及重命名等功能。您可将多个文件内容合并至一个 PDF 文件内。

文档安全

虚拟数据室功能
安全的视图防护

数据室可通过启用受限查看模式,保护您的机密数据免受未授权查看。用户只能看到文件的中间部分,而其他部分则由一个不可滑动的遮屏所覆盖。

远程文件粉碎

文件打开和下载时执行的加密流程控制着文件的访问权限。即便文件已经被下载,文件访问权限也可被收回。

动态水印

该功能可使得任何文件在被查看、打印或下载时,顶端自动出现水印标志。您可利用用户名、IP 地址以及文件访问的时间和日期定制水印。

病毒扫描

数据室拥有五个杀毒程序,不间断监控数据完整性。带有病毒的文件或已被损坏的文件无法上传至数据室。

细致的文件权限

您可为数据室中每个文件及文件夹设定细致的访问权限政策。总计有八级文件权限:视图防护、查看、下载加密 PDF 文件、打印、下载 PDF 文件、下载原文件以及上传文件。

安全的电子表格阅读器

iDeals 独有的电子表格阅读器可以让您在安全地在线查看分析 Excel 文档。iDeals 电子表格阅读器可以在任何网页浏览器上以安全的原始 Excel 格式而非是 PDF 的格式对文件进行下载、解码和展开,并为文件设置水印。

易用性

无插件,无 Java

以原始格式查看受保护的文件,无需任何插件。用户无需安装任何软件或下载插件。无需 Java。

单一登录

所有项目均使用密码进行单一登录:用户无需费心将每个密码和项目名都记住。

移动设备用户界面

我们对移动设备数据室内容访问界面进行了精简,优化了移动设备的使用。

多语言访问

用户可选择以下 12 种语言中的任意一种访问虚拟数据室,英文,德文,西班牙文,法文,荷蘭文,意大利文,波蘭文,俄文,土耳其文,葡萄牙文,中文和日文。

滚动式阅读器

滚动功能能够让用户从当前阅读的文件直接跳到该文件夹中下一个文件处。当您要浏览几百份文档时,这个功能能够为您节省很多时间。

虚拟数据室功能
IOS 及安卓应用软件

数据室拥有良好的兼容性,无论用户使用的是 Windows 系统、苹果 iOS 还是安卓系统,无论用户使用什么类型的设备,都可以顺畅地访问数据室。

访问安全

访问控制和访问期限

用户可设置细致的安全政策,包括密码强度和用户会话时长。用户也可为文件设置访问权限失效日期。

时间和 IP 访问限制

用户可为数据室访问设定 IP 地址和访问时长限制。

细致的用户权限

依据各用户在项目中的角色,您可为各用户分配包含查看、下载安全的 PDF 文件、打印以及下载原文件等在内的用户权限。

虚拟数据室功能
用户安全性模拟

确保相关方只能访问其需要的文档——详情请参见各类用户的文档访问权限。

二元身份验证

两步用户身份验证要求用户在登录时输入密码以及发送到他们手机上的一次性短信验证码。

移动设备管理

您可为用户的移动设备应用安全功能以及控制安全文档的可访问性。

用户管理

虚拟数据室功能
单个或批量用户邀请

您可以为某位用户发出单独的数据室访问邀请,也可以批量发送邀请。设置用户数据室访问权限、登录安全选项、访问 Q&A 版块以及用户接收新文档上传通知的频率。

设置详细的用户权限

您可为不同的用户设置不同层级的访问权限,方便追溯审计记录以及提升数据室的完整性。

设置 Excel 查看权限

您可选择以下三种 Excel 特别查看权限中的一种。查看带有公式选项的 Excel 文件这一权限允许用户查看 Excel 文档中的公式。查看不带公式选项的 Excel 使得用户无法看到表格中的公式。Excel 数据分析选项允许用户对可访问的电子表格进行编辑。但该模式下不允许用户对原文件进行编辑,且编辑改变内容仅授权用户可见。

简便的群组设置

您可通过将数百名拥有不同数据室功能访问级别的用户分成几组,减轻管理负担。为简化群组创建流程,我们为您准备了四个预设角色,包括全权限管理员、受限的管理员、合作用户以及个人用户,以上四个预设角色均拥有预设的权限。

提示

当数据室中有文档上传或删除时,我们会为您发送提示邮件,您可设置用户接收该类通知的频率。

报告

完整的审计跟踪

为了保持内部合规性,您需要访问审计跟踪记录,以查看数据室内发生的每一个操作。您可选择 PDF 版,电子表格版或便于打印版本的报告,用于会议展示。

跟踪用户活动

您可调查每位用户包括搜索记录在内的活动。跟踪文档查看、打印及下载记录。用户的每个活动细节都会被记录在案——您可以查看到用户具体在文档的每一个页面花费的浏览时长,时间精确到秒。

彩色编码报告

通过彩色编码报告,数据室内活动一目了然。彩色的“热点地图”报告展示了哪个群组最为活跃,以及他们最常访问的是数据室的哪一个版块。这将协助您进行决策制定。

群组概览报告

通过群组概览报告,您可以对数据室内群组活动有个大致的了解:查看邀请用户人数,查看登录人数,允许被访问的文档数以及提出的 Q&A 问题数。

虚拟数据室功能

Q&A

常见问题 (FAQ)

常见问题中为用户准备了一系列最常见的问题和解答。为了将您项目中最为关键的信息利用起来,请提前填充好常见问题版块。您可在该版块加入与您交易有关的所有关键信息,将该版块变成一个可搜索的安全资源区。

实时讨论

实时讨论是一个受保护的实时论坛,当中每位用户都有明确的访问权限。拥有访问权限的用户可访问不同的主题帖并发表回应。用户也可以在其群组内部发起自己的讨论,或是向管理员提问。

分配专家

用户在提出问题时,可以选择问题所属的专业知识领域,包括财务、法律、税务、知识或市场。管理员可以将问题分配给各个领域的主题专家。这样一来就加快了尽职调查的流程,也保证了虚拟数据室内部的沟通安全。

细致的主题帖访问权限

您可通过为主题帖和附件设置细致的访问权限,控制对于私密讨论的访问。数据室管理员可以为每位用户分配不同类型的 Q&A 版块访问权限。每个投标人群组均可选出一位版主,由他负责向管理员提交相关的问题。

问题状态

数据室会为问题自动设置状态,您也可以人工设置问题状态。这一功能可以协助跟踪问题状态,并且更加高效地利用管理员和专家的时间。

虚拟数据室功能
完整的 Q&A 报告

该功能可为所有法律目的的 Q&A 交流维护完整的报告。您也可以以电子表格的格式导出所有 Q&A 问题。

宝贵的教学工具

在项目进度的尾声,您可将实时讨论和常见问题版块的内容下载,这些内容在将来可被用作教学和培训目的,比如说,为新任银行经理、内部战略及并购部门雇员提供教学。常见问题版块可为用户提供在复杂的交易过程中被问到的问题的记录。

直观的界面

iDeals 数据室的页面与当前流行的电子邮件应用页面十分类似,让您在简单学习后就能轻松上手。数据室中还融入了一些大家都耳熟能详的电邮功能,包括抄送、密件抄送以及转发选项。数据室中的信息交流流程十分精简,用户可以在发送的信息中轻松添加附件文档或是插入数据室内容链接。

速度和可获性

虚拟数据室功能
速度提高

我们在偏远地区拥有多个数据中心,数据传输速度得以提升至行业领先的 200 mBps。互相临近的数据中心至多可以将文件上传和下载速度优化提升 10 倍。

行业领先的 99.95% 上线时间

数据室拥有基础设施部件的冗余设计,保证了运作环境的高度韧性和安全性,保证 99.95% 的上线时间。

无维护期

全世界数千家企业依赖着 iDeals 虚拟数据室以访问关键业务文档。因此,我们在设计数据室服务时就确保其永远不会因为维护原因而关闭。

定制
虚拟数据室功能
定制外观和感觉

您可将公司商标加入数据室,营造一个熟悉的合作工作空间。上传您的徽标,调整主题颜色,定制邀请邮件。

定制水印

您可以为自己的水印配置显示方式:查看文件时显示以及下载或打印时显示。您可以自行选择定制水印的样式和颜色。

应用语言设置

该功能可将数据室索引自动翻译至 90 种语言。

定义访问条款

您可以定义自己的使用条款及条件、保密协议以及机密性协议。定义用户必须接受使用条款的频率:仅在第一次登录时接受或每次登录时都要接受。

定制页眉和页脚

您可定制文档的页眉和页脚,它们将会在文档以 PDF 格式打印或下载时显示。定制页眉页脚内容、字体大小以及颜色。

安全性合规

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ISO27001 认证

国际标准化组织(ISO)27001:2013 是衡量系统对于敏感数据保护程度的国际安全标准。我们在认证时的流程包括组织安全政策、人员安全、物理安全和环境安全、系统和网络安全以及业务持续性管理。

SOC2 合规性

SOC2 报告确保落实到位足够的控制系统以保护内部的数据和信息。iDeals 拥有的 SOC2 认证表明我们落实了绝佳的内部控制手段,以查证系统的安全性、可用性及私密性。

数据中心安全

iDeals 拥有多个数据中心,均采用了物理安全措施、生物识别门禁验证系统以及多层监控措施。

绝佳的研发实践

我们的研发团队使得我们出类拔萃,较之于最新的行业标准,我们始终领先一步。我们在金融通信业务创新中的投入无与伦比。我们定期更新软件研发理念和流程,确保自身与诸如微软安全开发生命周期及开放式 Web 应用程序安全项目的国际最新实践相看齐。我们聘请独立专家定期评估应用安全性,以将系统的可靠性维持在高水平。

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